Mag je klantgegevens in ChatGPT invoeren?

Kort antwoord

Er is geen algemeen ja of nee. Of je klantgegevens in ChatGPT mag invoeren, hangt af van vier vragen: welke gegevens het precies zijn, in welke omgeving je werkt, met welk doel je ze invoert, en welke afspraken jouw organisatie hierover heeft met klanten en met de leverancier. Bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheids- of strafrechtelijke gegevens, horen in geen geval in een algemene AI-chattool.

De vier vragen die het antwoord bepalen

1. 1. Welke gegevens zijn het precies? Een geanonimiseerde vraag over een branche is iets anders dan een volledig klantdossier. Naam, adres, e-mail, klantnummer, dossierinhoud en financiële gegevens zijn persoonsgegevens. Gezondheids-, biometrische, religieuze en strafrechtelijke gegevens zijn bijzondere categorieën waarvoor een strenger regime geldt.
2. 2. In welke omgeving werk je? Een privé-account met standaardinstellingen is iets anders dan een zakelijke omgeving waarin je werkgever heeft vastgelegd wat er met invoer gebeurt. Weet welke van de twee je gebruikt, voordat je iets invoert.
3. 3. Wat is het doel? Een tekst leesbaarder maken is een ander doel dan een klant beoordelen of selecteren. Hoe meer een klant gevolgen ondervindt van de uitkomst, hoe zwaarder de eisen aan zorgvuldigheid en menselijke controle.
4. 4. Welke afspraken gelden er? Wat staat in jullie privacyverklaring, in je verwerkersafspraken en in je interne richtlijn? Zonder afspraken beslist iedere medewerker zelf, en dat is het echte risico.

Beslisboom: mag deze invoer wel of niet?

Loop deze stappen door voordat je iets in een AI-tool plakt. Stop je bij een rode stap, dan is de invoer in deze vorm niet verantwoord. Pas de invoer aan en begin opnieuw.

1. Stap 1. Zitten er bijzondere persoonsgegevens in, zoals gezondheid, geloof, etniciteit of strafrechtelijke gegevens?

   Zo niet: Niet invoeren in een algemene AI-chattool. Verwijder deze gegevens of gebruik de tool niet voor deze taak.

2. Stap 2. Kan de betrokken persoon nog herleid worden uit wat je invoert, ook via context?

   Zo niet: Herschrijf de invoer tot een niet-herleidbare vraag, of gebruik alleen een omgeving die je werkgever hiervoor heeft goedgekeurd.

3. Stap 3. Gebruik je een omgeving die je werkgever voor werkgegevens heeft goedgekeurd?

   Zo niet: Vraag eerst welke omgeving je mag gebruiken. Gebruik geen privé-account voor werkgegevens.

4. Stap 4. Haal je hetzelfde resultaat met minder gegevens?

   Zo niet: Voer dan de minimale versie in. Dataminimalisatie is geen formaliteit, het is de kern.

5. Stap 5. Beslist een mens over de uitkomst voordat die de klant raakt?

   Zo niet: Bouw een expliciete menselijke beoordeling in voordat de uitkomst wordt gebruikt.

Anonimiseren, pseudonimiseren en herleidbaarheid

Anonimiseren

Formeel: Gegevens zo bewerken dat een persoon redelijkerwijs niet meer identificeerbaar is, ook niet in combinatie met andere beschikbare gegevens.

In gewone taal: Als niemand er nog achter kan komen over wie het gaat, ook niet met extra informatie erbij, dan is het geanonimiseerd. Dat is een hogere lat dan mensen denken.

Pseudonimiseren

Formeel: Identificerende gegevens vervangen door een kenmerk, waarbij herleiding met aanvullende informatie nog mogelijk blijft.

In gewone taal: Naam vervangen door 'klant A'. Handig, maar het blijven persoonsgegevens: met het dossier ernaast weet je weer wie klant A is.

Vier werksituaties

Wat je intern vastlegt

Een medewerker moet niet ter plekke juridisch hoeven afwegen. Leg minimaal vast welke tools en omgevingen mogen worden gebruikt, welke soorten gegevens nooit worden ingevoerd, voor welke taken AI wel en niet wordt gebruikt, wie een vraag beantwoordt bij twijfel, en dat de medewerker eindverantwoordelijk blijft voor wat er met de uitkomst gebeurt. Eén pagina die mensen echt lezen werkt beter dan een uitgebreid beleidsstuk dat niemand kent.

Veelgestelde vragen

Mag je klantgegevens in ChatGPT invoeren?

Niet standaard en niet standaard verboden. Het hangt af van welke gegevens het zijn, in welke omgeving je werkt, met welk doel, en welke afspraken je organisatie met klanten en met de leverancier heeft gemaakt. Bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens horen niet in een algemene AI-chattool.

Is een zakelijk ChatGPT-account genoeg om het veilig te maken

Een zakelijke omgeving verkleint het risico dat je invoer voor modeltraining wordt gebruikt, maar het maakt niet elk gebruik toegestaan. De AVG-vragen over doel, grondslag, dataminimalisatie en bewaartermijn blijven gelden.

Helpt het om namen weg te laten?

Namen weglaten is pseudonimiseren, niet anonimiseren. Als een persoon nog herleidbaar is via context, functie, dossiernummer of combinatie van kenmerken, blijft het een persoonsgegeven.

Deze pagina geeft algemene informatie op basis van de op de controledatum geldende officiële bronnen. Het is geen juridisch advies over jouw specifieke situatie. Bij twijfel over de toepassing binnen jouw organisatie, laat je situatie beoordelen door een juridisch adviseur.